Service & Aktuelles

Das Steuerrecht birgt viele – oft ungeahnte - Möglichkeiten, um Ihre Steuerlast zu senken. Die wichtigsten Neuerungen fassen wir für Sie an dieser Stelle regelmäßig kurz zusammen.
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Aktuelle Meldungen - Dezember 2017
 

Gestalten Sie Ihre elektronische Buchführung und Archivierung prüfungssicher

Das „papierlose Büro“ ist längst im Alltag angekommen und damit auch die  elektronische Belegerfassung. Die Finanzverwaltung hat auf die Digitalisierungdes Rechnungswesens reagiert und ein Regelwerk für die digitale Buchführung geschaffen: die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.

Enthält die Organisation Ihrer elektronischen Buchführung schwerwiegende Mängel, wird sie bei der Betriebsprüfung nicht anerkannt. In diesem Fall drohen Umsatz- und Gewinnschätzungen, die häufig zu Mehrsteuern führen. Werden außerdem elektronische Rechnungen nicht prüfungssicher archiviert, droht der Verlust des Vorsteuerabzugs. Die wichtigsten Tipps zur elektronischen Archivierung haben wir für Sie zusammengefasst.

Regel Nr. 1 - Freie Wahl des Archivierungssystems: Sie können das für Ihr Unternehmen am besten passende Archivierungssystem frei wählen. Lediglich für elektronische Registrierkassen wird es ab 2020 eine offiziell zertifizierte Sicherheitseinrichtung geben, deren Verwendung dann Pflicht wird.

Regel Nr. 2 - Belege zeitnah archivieren: Archivieren Sie alle elektronischen Belege möglichst zeitnah zum Empfang oder zur Erstellung, um Datenverlust und -verfälschung zu vermeiden.

Regel Nr. 3 - Die Unveränderbarkeit der Daten: Nachträgliche Änderungen an den elektronischen Dokumenten, auch unbeabsichtigte, müssen ausgeschlossen werden. Oder aber Sie gewährleisten die Nachvollziehbarkeit durch eine lückenlose Änderungshistorie.

Regel Nr. 4 - Auswertbarkeit der Daten sicherstellen: Insbesondere für die steuerliche Außenprüfung ist eine schnelle Lesbarmachung und Auswertbarkeit der elektronischen Dokumente erforderlich. Eine Datenverdichtung zur Speicherung ist zulässig, allerdings müssen die verdichteten Daten ohne großen Aufwand wieder lesbar gemacht werden können.

Regel Nr. 5 - Das Format muss beibehalten werden: Elektronische Dokumente sollten grundsätzlich in dem Format abgespeichert werden, in dem sie empfangen werden. Die Archivierung eines elektronischen Dokuments durch Ausdruck in Papierform ist unzulässig. Papierdokumente können hingegen durch Einscannen ersetzt werden.

Regel Nr. 6 - Erstellung eines Datenindex: Alle archivierten Daten müssen in einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index dokumentiert werden. Die Zuordnung erfolgt entweder anhand einer Dokumenten-ID, der Dokumentenart, der Zuordnung zu den Stammdaten oder nach Belegnummer und muss über eine Suchfunktion auswertbar sein.

Regel Nr. 7 - Dokumentation des Archivierungsvorgangs: Das gesamte Archivierungsverfahren muss im Rahmen der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar dokumentiert werden. Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die Vorschriften der GoBD bei der Archivierung umgesetzt wurden.

Für Fragen rund um Ihre individuelle Verfahrensdokumentation stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Die oben stehenden Texte sind nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden. Aufgrund der Komplexität und des ständigen Wandels der Rechtsmaterie schließen wir Haftung und Gewähr aus.